Ungestört arbeitet es sich viel besser

Arbeitsunterbrechungen und Multitasking täglich meistern  

Multitasking und Arbeitsunterbrechungen gehören heute zum Alltag vieler Beschäftigter. Der Austausch mit Kollegen, Kunden oder Vorgesetzten führt zwangsläufig dazu, dass immer wieder einmal jemand anruft, mailt oder mit einem Anliegen vor der Tür steht. Doch Störungen und Multitasking belasten die Beschäftigten und senken die Produktivität.

Deshalb gibt die baua: Praxis »Arbeitsunterbrechungen und Multitasking täglich meistern« Hintergrundinformationen und Tipps zur belastungsgünstigen Arbeitsgestaltung. Auf 36 Seiten gibt die jetzt von der Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin (BAuA) veröffentlichte Broschüre praktische Hinweise, was Unternehmen und Beschäftigte tun können, um stress- und störungsfreier zu arbeiten.

Die beste Störung ist die, die gar nicht erst stattfindet. Lediglich Beschäftigte, die einer einfachen und monotonen Aufgabe nachgehen, empfinden Störungen im Arbeitsablauf als positiv. Wer jedoch bereits drei Minuten von hochkonzentrierter Arbeit abgelenkt wird, braucht anschließend rund zwei Minuten, um wieder auf dem Stand vor der Unterbrechung weiterarbeiten zu können. Das verlängert nicht nur die Bearbeitungszeit einer Aufgabe unnötig. Auch die Arbeitsergebnisse sind schlechter: Forscher der Universität Michigan haben herausgefunden, dass sich die Leistungsfähigkeit des Gehirns um 20 bis 40 Prozent verringert, wenn parallel statt nacheinander gearbeitet wird. Und wer das Gefühl hat, seine Aufgaben wegen ständiger Unterbrechungen nicht mehr richtig erledigen zu können, fühlt sich gestresst.

Die Forscher raten deshalb, dass der Beschäftigte entscheidet, welche Aufgabe Vorrang hat. Muss die aktuelle Arbeit unbedingt vor der Fertigstellung unterbrochen werden wie beispielsweise in Krankenhäusern, dann helfen Notizen dabei, sich anschließend wieder problemlos in der alten Aufgabe zurechtzufinden. Außerdem sollten die Beschäftigten ihre Aufgabe nach Möglichkeit dort unterbrechen, wo es später leichter fällt weiterzuarbeiten. Um Überlastung vorzubeugen, empfiehlt die Broschüre, Kollegen frühzeitig um Hilfe zu bitten.

Beschäftigte sollten vermeiden, mehrere Dinge gleichzeitig zu erledigen. Studien zeigen, dass Multitasking weder Zeit noch Aufwand spart. Wer dennoch so arbeiten muss, sollte die Arbeit in Ruhe angehen und sich an persönlichen Erfahrungen orientieren. Zudem lassen sich Zeitfenster einrichten, in denen es sich ungestört arbeiten lässt.

Doch auch die Kollegen und Vorgesetzten können einiges tun: Meist wollen sie nur »mal eben« etwas fragen oder besprechen und meinen es nicht böse. Dann kann ein freundliches Gespräch helfen, ihnen bewusst zu machen, wie störend das sein kann. Ein weiterer Grund für Unterbrechungen können unvollständige oder missverständliche Absprachen in Teamrunden oder zwischen Mitarbeiter und Vorgesetztem sein. Hier rät die Broschüre zu klärenden Gesprächen darüber, wie genau Teamabsprachen sein sollten.

Für den Fall, dass verschiedene Berufsgruppen und Fachbereiche zusammenarbeiten müssen, haben sich »Gesundheitszirkel« als hilfreich erwiesen. Dabei handelt es sich um einen strukturierten und festgelegten Austausch unter der Leitung eines geschulten externen Moderators. Was ein »Gesundheitszirkel« wirksam gegen Arbeitsunterbrechungen machen kann, verrät ebenfalls die baua: Praxis.