Mit Homeoffice und IT-Ausgaben Steuern sparen

Millionen Berufstätige haben wegen der Corona-Pandemie die tägliche Fahrt ins Büro gegen die Arbeit im Homeoffice eingetauscht – und können davon steuerlich profitieren. Für das Steuerjahr 2020 können Berufstätige erstmals Ausgaben für das Homeoffice in der Steuererklärung geltend machen, auch wenn sie nicht über ein separates Arbeitszimmer in ihrer Wohnung verfügen.

Zudem können Steuerpflichtige Aufwendungen für beruflich genutzte IT-Geräte und Software absetzen. Dies gilt sowohl für die Anschaffungskosten als auch für monatliche Kosten, die bei Telefon- und Internetnutzung anfallen. Darauf weist der Digitalverband Bitkom hin.

Bitkom gibt Tipps, unter welchen Voraussetzungen die Kosten für IT als Werbungskosten angerechnet werden können:

• Berücksichtigung des Homeoffice bei der Steuer: Es gibt zwei Alternativen, Ausgaben für das Homeoffice in der Einkommenssteuererklärung anzusetzen: entweder durch Auflistung der Kosten eines separaten Arbeitszimmers oder über die für 2020 erstmals mögliche Homeoffice-Pauschale. Ist im Haushalt ein Arbeitszimmer vorhanden, das zu mindestens 90 Prozent für die berufliche Tätigkeit genutzt wird und steht kein weiterer Arbeitsplatz zur Verfügung – etwa weil das Büro coronabedingt geschlossen ist –, können Steuerpflichtige die Kosten für das Arbeitszimmer als Werbungskosten bei der Einkommensteuer geltend machen. Abzugsfähig sind zum Beispiel die auf das Arbeitszimmer anteilig entfallenden Miet-, Heizungs- und Stromkosten sowie Abschreibungen für Schreibtisch und Schreibtischstuhl. Neu ist die Homeoffice-Pauschale: Erstmals können Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer Kosten für das Homeoffice absetzen, wenn sie nicht über ein separates Arbeitszimmer verfügen, sondern zum Beispiel am Küchen- oder Wohnzimmertisch arbeiten. Für jeden Heimarbeitstag können pauschal 5 Euro als Werbungskosten geltend gemacht werden, allerdings höchstens 600 Euro pro Jahr.
• Smartphone, Notebook, Drucker und andere Hardware: Wer privat angeschaffte IT-Geräte so gut wie ausschließlich, also zu mindestens 90 Prozent, beruflich nutzt, kann die Kosten dafür in voller Höhe von der Steuer absetzen. Bei geringerer beruflicher Nutzung sind die Kosten in berufliche und private Nutzungsanteile aufzuteilen. Die Aufteilung ist bei einer Nachfrage des Finanzamts nachzuweisen. Hierfür sollte eine schriftliche Bestätigung des Arbeitgebers vorgelegt werden können oder drei Monate lang die Nutzung des Geräts aufgezeichnet werden. Ist ein Nachweis nicht möglich, geht die Rechtsprechung von einer jeweils zur Hälfte beruflichen und privaten Nutzung aus. Anschaffungskosten bis 800 Euro netto können im Jahr des Kaufs komplett geltend gemacht werden. Wird diese Wertgrenze überschritten, muss der Nettokaufpreis zusammen mit der gezahlten Umsatzsteuer über mehrere Jahre abgeschrieben werden. Die 800-Euro-Grenze gilt für Hardware wie PC, Notebook oder Tablet sowie für zugehörige Peripheriegeräte wie Drucker, Monitor oder Maus. Für diese Geräte wird eine gewöhnliche Nutzungsdauer von drei Jahren angenommen. Für Smartphones beträgt die gewöhnliche Nutzungsdauer fünf und für Faxgeräte sechs Jahre. Wenn allerdings ein Zubehörteil kaputtgeht oder eine Reparatur nötig wird, können die Ersatzkosten sofort entsprechend dem beruflichen Nutzungsanteil des zugehörigen Geräts abgezogen werden. Das Gleiche gilt für die Kosten von Verbrauchsmaterialien, etwa Toner, Tinte und Druckerpapier.
• Software: Die steuerliche Beurteilung von beruflich genutzter Software orientiert sich an den Grundsätzen für die zugehörige Hardware. So wird als gewöhnliche Nutzungsdauer von Anwendungssoftware wie Textprogrammen drei Jahre angenommen. Ist der Anschaffungspreis der Software nicht höher als 800 Euro netto, kann er im Jahr der Anschaffung in voller Höhe angesetzt und mit dem beruflichen Nutzungsanteil als Teil der Werbungskosten geltend gemacht werden.
• Internet- und Telefongebühren: Steuerzahler können auch beruflich veranlasste Telefon- und Internetkosten, also Zahlungen an den Provider und den Rundfunkbeitrag, absetzen. Ohne Nachweis erkennt das Finanzamt 20 Prozent der Aufwendungen, höchstens jedoch 20 Euro pro Monat pauschal als Werbungskosten an. Wer einen höheren Anteil absetzen will, sollte mindestens drei Monate lang die berufliche Nutzung aufzeichnen. Dabei ist „berufliche Nutzung“ weiter gefasst, als es viele Steuerzahler vermuten: Der Bundesfinanzhof erkennt sogar Kosten für rein private Telefonate mit der Familie steuermindernd an, wenn ein Steuerpflichtige aus beruflichen Gründen länger als eine Woche von ihre Familie getrennt sind.
• Fortbildungen: Aufwendungen für Computer-Kurse und Software-Schulungen werden in voller Höhe als Werbungskosten anerkannt, wenn die Fortbildung mit der beruflichen Tätigkeit im Zusammenhang steht und die erworbenen Kenntnisse im Beruf eingesetzt werden können. Das muss im Zweifel nachgewiesen werden. Daher sollten Steuerpflichtige zumindest eine Teilnahmebescheinigung für den Kurs vorweisen können. Besser ist eine Erklärung des Arbeitgebers, die den beruflichen Anlass der Schulung deutlich macht. Neben den Kursgebühren können die Fahrtkosten zum Kursort (0,30 Euro pro Kilometer bei Fahrten mit dem eigenen Auto oder Ausgaben für öffentliche Verkehrsmittel), Übernachtungskosten und Mehraufwendungen für Verpflegung geltend gemacht werden. Auch Reisekosten zu einer Messe können bei der Einkommensteuer geltend gemacht werden, soweit sie beruflich veranlasst sind. Zuschüsse des Arbeitgebers zu einer Fortbildung, etwa Computer- oder Programmierkurse, sind auch dann steuerfrei, wenn die Fortbildung nicht direkt mit der Beschäftigung in Zusammenhang steht, sondern lediglich seine allgemeine Beschäftigungsfähigkeit erhöht.
• Private Nutzung der IT des Arbeitgebers: Wer vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellte IT-Geräte privat nutzt, muss keine steuerlichen Probleme befürchten. Die Vorteile, die Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer aus dieser Nutzung ziehen, unterliegen regelmäßig weder der Einkommens- noch der Mehrwertsteuer. Diese Steuerfreiheit erstreckt sich auf Software und Anwendungen für mobile Endgeräte, die vom Arbeitgeber für dienstliche Zwecke überlassen wurden, aber auch privat genutzt werden dürfen.
• 1.000-Euro-Grenze beachten: Die detaillierte Auflistung und Aufteilung von beruflich bedingten Kosten für Homeoffice, IT und Fortbildungen lohnt sich nur, wenn die insgesamt im Jahr 2020 angefallenen berufsbedingten Kosten 1.000 Euro überschreiten. Denn Werbungskosten bis 1.000 Euro erkennt das Finanzamt pauschal, das heißt ohne Einzelauflistung und Nachweis, steuermindernd an.

Die Frist zur Abgabe der Einkommensteuererklärung für das Jahr 2020 endet am 2. August 2021. Wenn die Erklärung durch einen Steuerberater oder Lohnsteuerhilfeverein angefertigt wird, verlängert sich die Abgabefrist bis zum 28. Februar 2022. Wer ohne eigenes Verschulden, etwa wegen der Corona-Pandemie, an einer rechtzeitigen Abgabe der Steuererklärung verhindert ist, kann durch Antrag beim Finanzamt Verlängerung der Abgabefrist beantragen.