In drei von vier Büros wird noch gefaxt

Das Faxgerät: Ein Relikt, das sich trotz digitaler Transformation noch immer hält

Obwohl Technologien wie die Schreibmaschine, Rohrpost oder Disketten längst überholt sind, hält sich das Faxgerät in deutschen Büros hartnäckig.

Laut einer Studie im Auftrag des Digitalverbands Bitkom verwenden noch immer 77 Prozent der deutschen Unternehmen das Faxgerät. Jedes vierte Unternehmen nutzt es sogar häufig oder sehr häufig. Im Rahmen dieser Studie wurden 604 Unternehmen in Deutschland mit mindestens 20 Beschäftigten befragt.

Langsamer Rückgang der Faxnutzung

Im Jahr 2023 nutzten noch 82 Prozent der Unternehmen das Faxgerät, im Vergleich zu 88 Prozent im Jahr 2022, 92 Prozent im Jahr 2020 und 95 Prozent im Jahr 2019. Die häufige Nutzung hat sich ebenfalls verringert: Im Jahr 2018 verschickten 49 Prozent der Unternehmen häufig oder sehr häufig Faxe, während es im Jahr 2023 nur noch 25 Prozent waren.

Daniil Heinze vom Bitkom führt aus, dass trotz komfortabler und sicherer Alternativen der Wandel zur digitalen Kommunikation nur langsam vonstattengeht.

Gründe für die anhaltende Faxnutzung

Die Gründe für die weiterhin hohe Faxnutzung sind vielfältig. 56 Prozent der Unternehmen faxen, weil dies in der Kommunikation mit Behörden erforderlich sei. 43 Prozent betrachten es als sicherer als den Postweg, und 35 Prozent haben etablierte Faxprozesse, die gut funktionieren. Jeweils 27 Prozent der Unternehmen faxen aus Gewohnheit oder benötigen einen Zustellungsnachweis.

Heinze hebt hervor, dass digitale Alternativen wie die digitale Signatur, der EDI-Standard oder spezielle E-Mail-Formate existieren, die ebenfalls rechtssichere Zustellnachweise bieten. Allerdings ist die Bereitschaft erforderlich, bestehende Lösungen zu hinterfragen und neues digitales Wissen zu erwerben.

Kundenanforderungen und rechtliche Vorgaben

25 Prozent der Unternehmen faxen, um den Anforderungen ihrer Kundschaft gerecht zu werden. 10 Prozent nutzen das Fax, um rechtliche Vorgaben zu erfüllen. 7 Prozent halten das Fax für sicherer als digitale Kommunikation, und 6 Prozent nutzen es als Backup bei Ausfällen digitaler Systeme.

Heinze betont, dass digitale Kommunikationswege, insbesondere bei der Datenverschlüsselung, dem klassischen Fax überlegen seien. Digitale Faxgeräte kombinieren moderne Protokolle und bieten automatische Empfangsbestätigungen, die weniger anfällig für Fälschungen sind und sich für rechtssichere Kommunikation eignen.

Dennoch verwenden 18 Prozent der faxenden Unternehmen weiterhin den älteren Standard, bei dem das Fax über eine Telefonleitung versandt und ausgedruckt wird. Insgesamt setzen noch 66 Prozent der faxenden Unternehmen (auch) auf den älteren Standard.

Diese Daten zeigen, dass trotz der Verfügbarkeit moderner Kommunikationsmethoden das Faxgerät in vielen deutschen Unternehmen nach wie vor eine wichtige Rolle spielt. Die Umstellung auf digitale Alternativen erfolgt in der Regel schrittweise, wobei Traditionen und Gewohnheiten eine bedeutende Rolle spielen.

Hinweis zur Methodik
Grundlage der Angaben ist eine Umfrage, die Bitkom Research im Auftrag des Digitalverbands Bitkom durchgeführt hat. Dazu wurden 604 Unternehmen in Deutschland ab 20 Beschäftigten telefonisch befragt. Die Befragung fand im Zeitraum von KW 1 bis KW 6 2024 statt. Die Umfrage ist repräsentativ. Die Fragestellungen lauteten: »Wie häufig kommt in Ihrem Unternehmen derzeit das Fax zum Einsatz?«; »Aus welchen der folgenden Gründe werden in ihrem Unternehmen Dokumente gefaxt?« und »Welche Arten zu faxen nutzen Sie in Ihrem Unternehmen?«.