Datenzugriffsanfragen im Zuge der DSGVO

Beinahe sechs von zehn Unternehmen haben keinen definierten Prozess, um auf Datenzugriffs-Anfragen gemäß DSGVO zu reagieren 

Eine BSI-Studie kommt zu dem Ergebnis, dass mehr als die Hälfte der europäischen Organisationen keinen festen Prozess zur Beantwortung von Datensubjekt-Zugriffsanordnungen (Data Subject Access Requests = DSAR) haben. Ein DSAR ist der rechtliche Mechanismus, der es europäischen Bürgern ermöglicht, eine vollständige Übersicht über ihre gespeicherten persönlichen Daten zu erhalten, die eine Organisation über sie besitzt. Es ist eine Art Datenverwaltungsbericht, wie Informationen gespeichert werden, den jeder Bürger in der EU verlangen kann.

DSAR und die DSGVO

Die am Freitag, den 25. Mai, in Kraft getretene DSGVO hat den Bürgerinnen und Bürger das Bewusstsein für ihre Datenrechte als betroffene Personen geschaffen. Alle Unternehmen müssen im Rahmen der DSGVO strengere Vorschriften zum Datenschutz und zur Privatsphäre der betroffenen Personen (Bürger) in der EU einhalten. Die Nichteinhaltung könnte zu Geldstrafen von bis zu 20 Millionen Euro oder 4% des jährlichen globalen Umsatzes einer Organisation führen.

DSAR und Auswirkungen auf Ressourcen

Während die Einreichung von Datenanfragen von Privatpersonen kein neues Phänomen ist, wird der Prozess mit der DSGVO deutlich einfacher. Die Art und Weise wie Organisationen einen Datenbericht erstellen hat sich außerhalb der traditionellen Postoption oder E-Mail-Kanäle erweitert und kann mündlich, über Live-Chat, per Telefon oder sogar über soziale Medien erfolgen.

Die Studie befragte die Organisationen auch, welche Kosten sie nach dem 25. Mai für den Umgang mit DSARs intern aufwenden würden. Jede fünfte Organisation veranschlage hierbei Kosten von bis zu 28.000 Euro.

Gemäß der DSGVO wird erwartet, dass Organisationen die Datenberichte innerhalb eines Monats abschließen - anstatt wie bisher innerhalb von 40 Tagen. Datenquellen innerhalb einer Organisation können CCTV-Daten, Telefonanrufdaten, Web-Chat-Protokolldaten, CRM-Datensätze und Bestellhistorie enthalten. Wenn sich ein DSAR auf einen Mitarbeiter bezieht, kann er auch alle E-Mails, Besprechungsprotokolle, Dokumente und Korrespondenzen in Bezug auf ihre Arbeit enthalten. Es müssen alle Möglichkeiten offen gelegt werden, in denen der Name des Mitarbeiters erwähnt wird.

Stephen O'Boyle von BSI kommentierte die Studie folgendermaßen: »Die Implikationen von DSARs könnten sich als belastend erweisen: Die für die Durchführung eines DSAR erforderlichen Ressourcen können beträchtlich sein und sollten nicht unterschätzt werden. Von den Organisationen wird erwartet, dass sie innerhalb des durch die Datenschutz-Grundverordnung festgelegten Zeitraums von einem Monat riesige Datenmengen durchsuchen«.

Es besteht auch die Befürchtung, dass Organisationen disruptive DSARs von verärgerten Kunden oder ehemaligen Mitarbeitern, Personen mit einem persönlichen Groll oder jemandem mit ausreichenden Kenntnissen, der eine Organisation mit einem umfassenden DSAR lähmen könnte, ausgesetzt sind. Stephen wandte sich direkt an britische Organisationen: »Das Motiv hinter DSARs ist nicht immer klar, aber das Endergebnis kann erhebliche Kosten in Bezug auf Ressourcen und das Risiko einer Beschwerde an das Büro des Informationskommissars beinhalten. Eine intensive Vorbereitung ist der Schlüssel: Organisationen, die über einen strukturierten Plan verfügen und zusätzliche Ressourcen in Erwägung ziehen, wie z.B. zusätzliche Technologie und Schulung des Personals, werden das Risiko der Nichteinhaltung bei der Beantwortung eines DSAR reduzieren«.